{3.5 / 3.5.1 (Informatika)} memahami pengolahan data menggunakan fitur lanjut aplikasi office

 

Pengolahan Data Informasi dengan Office

Aplikasi Pengolah Kata (Microsoft Word)

Pengertian Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor)

• Aplikasi pengolah kata (word processor) merupakan software / perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata dan berkaitan dengan dokumen, seperti tahapan membuat, mengedit, memodifikasi, menyunting maupun mencetak dokumen, banyak digunakan untuk membuat naskah laporan, artikel, brosur, karya tulis, surat menyurat, dan lain-lain. 
• Perangkat lunak pengolah kata (Bahasa Inggris: word processor) adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan kadang pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak.

Macam-macam / Contoh Aplikasi Perangkat Lunak Pengolah Kata.
Macam-mcam / Contoh aplikasi pengolah kata diantaranya :

• OpenOffice.org Writer,
• Notepad,
• Wordpad,
• Microsoft Word,
• Google Docs,
• Word Star,
• Word Online (Office Online)

Fungsi Aplikasi Pengolah Kata
Dengan aplikasi ini kita dapat membuat berbagai dokumen, berikut ini merupakan fungsi Aplikasi Pengolah Kata seperti :

• naskah laporan, 
• proposal, 
• artikel, 
• kolom koran, 
• mail merge, 
• brosur, 
• booklet, 
• karya tulis, 
• surat menyurat, 
• word art, 
• smart art , 
• tabel dan sebagainya.

Untuk mempelajari materi Pengolah Kata ini menggunakan Microsoft Word atau Google Docs.

Pengolah Angka (Microsoft Excel)

Microsoft excel adalah salah satu aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft yang tergabung dalam Microsoft office yang digunakan dalam pengolahan angka. Microsoft excel sangat pouler dikalangan pelajar dan para pekerja untuk membantu dalam menyelesaikan tugas dan permasalahan yang mudah sampai yang rumit dalam bidang administrasi khususnya. Microsoft excel dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula yang ada dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus dan formula yang efektif akan mempermuda dalam pembuatan laporan yang berhubungan dengan angka.

Kelebihan Microsoft Excel

1. Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan kapasitas dalam satu sheet terdiri dari 1 juta baris, dan 16.000 kolom.
2. Microsoft excel mempunyai format yang paling popular dan flexible.
3. Microsoft excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah dalam pengolahan

Manfaat Microsoft Excel

1. Mempermudah dalam menganalisa data dalam bentuk table dan juga grafik
2. Ketersediaan formula banyak sehingga mempermudah untuk membuat suatu rumus yang sulit dan variatif
3. Mempermudah menganalisa kesalahan rumus ditiap tahap perhitungan pada rumus yang panjang dengan fasilitas trace error
4. Mempermudah untuk memilih milih data dengan fasilitas yang ada di program Microsoft Excel seperti Auto Filte

Manfaat / Fungsi Aplikasi Pengolah Angka (Spreadsheet)

Dalam aplikasi ini terdapat sejumlah fitur yang berguna untuk pengetikan dokumen, diantaranya :

• perhitungan angka, 
• keuangan, 
• tabel, 
• data statistik, 
• grafik, 
• penerapan vba, 
• penerapan rumus/formula dan lain-lain

Teknik Presentasi dengan PowerPoint

1. Konten Dahulu

Bagian pertama dari penulisan presentasi berbasis PowerPoint yang sukses tidak ada hubungannya dengan PowerPoint; ini semua tentang konten yang akan Anda masukkan ke dalamnya.

Anda membuat kesalahan jika Anda memulai dengan melihat desain presentasi PowerPoint Anda atau membuat animasi untuk slide Anda dari awal. Sebagai gantinya, Anda harus memprioritaskan menulis konten untuk presentasi Anda terlebih dahulu. Tulis konten Anda bahkan sebelum membuka PowerPoint.

Singkatnya, ingatlah kedua hal sederhana ini saat Anda mulai menulis konten untuk presentasi Anda:

1. Buruk - Anda memulai membuat presentasi PowerPoint dengan membuka aplikasi dan memilih tema dan warna favorit Anda.
2. Bagus - Letakkan diri Anda di posisi audiens Anda, dan putuskan apa yang harus mereka rasakan dan ketahui di akhir presentasi Anda.

Saya menggunakan aplikasi catatan sederhana seperti Notes di Mac atau Evernote untuk membantu pemikiran saya. Saya juga telah mengetahui untuk menuliskan ide konten saya di cadangan atau bagian belakang buku catatan. Untuk latihan ini, ambil selembar kertas dan ikuti setiap langkah penulisan konten.

Ingat: Intinya adalah kita memutuskan apa yang ingin kita katakan sebelum kita memulainya di PowerPoint. 

Mari merinci langkah yang saya gunakan saat menulis presentasi menggunakan Microsoft PowerPoint:

Langkah 1. Tuliskan Tujuan Presentasi Anda

Saya salah karena menaruh semua data atau ide saya ke dalam file PowerPoint dan melihat seperti apa jadinya. 

Petualangan tanpa arah ini adalah resep pasti untuk presentasi yang akan membuat audiens Anda kehilangan perhatian mereka. Itulah mengapa sangat penting untuk menetapkan tujuan presentasi Anda terlebih dahulu.

Berikut adalah beberapa contoh penetapan tujuan untuk presentasi:

• Untuk mendidik audiens pada perkembangan terakhir dengan bahasa pemrograman Swift.
• Untuk memperbarui tim saya dalam kemajuan sebuah proyek besar di perusahaan.
• Untuk membujuk audiens untuk menggunakan produk Anda dan mengembangkan bisnis freelance mereka sendiri.

Anda bisa memecahkan jenis presentasi utama ini ke kategori lain, namun saya merasa ini adalah cara yang sederhana dan bermanfaat untuk mulai menetapkan sasaran Anda.

Sebelum membuka PowerPoint, mulailah dengan menuliskan terlebih dulu (atau mengetik) tujuan presentasi Anda.

Sebelum Anda mulai menulis presentasi Anda, atau menggabungkan semua data dan visual.

Lakukan ini: Tuliskan tujuan presentasi Anda di selembar kertas, atau aplikasi yang memperhatikan pilihan. Letakkan di depan Anda sepanjang proses penulisan konten, jadi Anda tidak akan kehilangan tujuan akhir untuk presentasi Anda.

Langkah 2. Tentukan Audiens Anda

Siapa yang akan Anda ajak bicara, dan apa yang sudah mereka ketahui tentang topik yang sedang dibahas?

Tampaknya sangat jelas, namun banyak presenter menggunakan satu ukuran dari semua pendekatan untuk berbagi informasi. Anda harus menyesuaikan konten Anda sesuai dengan siapa yang akan mendengarnya, dan apa yang mereka ketahui tentang topik itu sebelumnya.

Jika saya berbicara dengan seorang ekonom PhD, sebuah presentasi tentang masa depan akan berbeda daripada jika saya mempresentasikan kepada sekelompok siswa sekolah menengah. Menyesuaikan konten Anda ke audiens akan membantu mereka mendapatkan hasil maksimal dari presentasi Anda.

Lakukan ini: Jelaskan audiens utama Anda di bawah tujuan yang Anda tulis di langkah pertama. Tuliskan apa tingkat keakraban mereka dengan topiknya, dan apa pun yang mungkin mereka ketahui bersama.

Setelah Anda menetapkan tujuan, tambahkan target audiena Anda ke rencana presentasi Anda.

Pertimbangkan semua hal berikut saat menentukan audiens Anda:

• Apa yang mereka ketahui tentang topik sebelum menghadiri presentasi Anda?
• Apa yang mereka ketahui tentang Anda datang ke presentasi? Presentasi Anda bisa berkisar dari rekan kerja harian Anda, hingga sekelompok orang yang sama sekali asing.
• Tentukan apa harapan mereka untuk presentasi; Apakah mereka datang untuk menemukan solusi untuk suatu masalah, belajar sesuatu yang baru, atau untuk dihibur?

Semua ini harus dipertimbangkan saat Anda menulis konten. Anda akan mendekati audiens rekan Anda secara berbeda daripada audiensi yang tidak biasa.

Yang terbaik, Anda dapat membuat beberapa versi presentasi jika audiens Anda berubah. Setiap kali audiens Anda berubah, Anda bisa otak-atik presentasi agar sesuai. 

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana menempatkan kebutuhan audiens Anda terlebih dahulu, dan juga bagaimana membuat presentasi PowerPoint yang hebat yang mudah diingat dan persuasif: 

Langkah 3. Tetapkan Poin Kunci Presentasi Anda

Kami telah mendefinisikan tujuan presentasi dan mempertimbangkan audiens kami. Sekarang, saatnya menulis sebuah presentasi yang sesuai dengan keduanya.

Saya biasa membuat ide untuk menulis garis besar presentasi saya. Saya pikir saya memiliki semua ide dan poin kunci yang didefinisikan dengan jelas dalam pikiran saya sendiri. Sayangnya, ini adalah kejelasan yang salah; kita bias memahami ide kita sendiri jauh lebih baik daripada orang lain.

Audiens yang kami definisikan dibawah, mulailah menuliskan ide pendukung utama untuk presentasi Anda. Bertujuan untuk empat sampai lima poin utama yang akan menjadi landasan presentasi Anda.

Tetapkan poin utama sebagai poin garis besar Anda - di aplikasi catatan pilihan Anda.

Jika saya menulis pidato persuasif misalnya, masing-masing poin utama akan menjadi gagasan kunci yang memperkuat keseluruhan tujuan saya. Sekali lagi, ikatkan semua yang Anda tulis kembali ke tujuan semula.

 

Tidak ada aturan untuk menulis garis besar, dan tidak ada alasan untuk mengulangi prosesnya. Tujuannya adalah untuk hanya memperkuat struktur konten kami dan menyusun peta jalan untuk presentasi kami, dengan masing-masing ide utama sebagai poin mereka sendiri.

Langkah 4. Bangun Poin Pendukung Anda

Mari kita teruskan garis besar itu. Kami telah mengidentifikasi poin utama, sekarang saatnya untuk melangkah satu tingkat lebih dalam. 

Untuk masing-masing ide utama kami, mari tambahkan tingkat detail kedua. Inilah poin pendukung untuk setiap ide utama, atau pada dasarnya merupakan tingkat kedua dari garis besar Anda.

Kami pada dasarnya telah membangun sebuah piramida konten sekarang. Bagian bawah piramida yang memandu keseluruhan presentasi adalah tujuannya. Di atas itu adalah garis besar, dengan poin pendukung yang mendorong tujuan. 

Untuk detail lebih lanjut, Anda dapat mempelajari tentang proses penulisan presentasi dalam tutorial bermanfaat ini: 

Dalam banyak hal, kerja keras sudah selesai. Kami sekarang memiliki semua potongan untuk membuat presentasi PowerPoint yang bagus - kami hanya perlu mengumpulkannya.

2. Tambahkan Konten Anda

Pada titik ini, Anda harus memiliki empat item kunci yang ditulis, lalu kami siap menggunakannya untuk mulai menyusun presentasi kami.  Item kunci ini adalah:

• Sasaran Presentasi - Kekuatan pendorong mengapa Anda mempresentasikan, dan apa yang audiens Anda pahami pada akhirnya.
• Menentukan Audiens - Untuk siapa Anda mempresentasikan? Apa yang mereka tahu dalam presentasi ini?
• Garis Besar - Peta jalan untuk presentasi Anda; Petunjuk arah yang membuat kita tetap pada jalur saat merancang dan memberi presentasi.
• Dukungan - Fakta, ide, dan data individual yang membangun kasus untuk apa yang akan Anda bagikan dengan audiens Anda.

Dengan itu di tangan, sekarang saatnya untuk beralih ke PowerPoint dan mulai membangun presentasi Anda.  Mari buka PowerPoint dan mulailah bekerja.

Langkah 1. Bekerja dengan Outline View PowerPoint

Sejauh ini, kami telah membuat garis besar di atas kertas atau di aplikasi lain, dan PowerPoint benar-benar memungkinkan Anda membuat presentasi dari outline view. Pada titik ini, Anda dapat mulai mengambil garis besar yang telah Anda tulis di atas kertas dan memasukkannya ke dalam presentasi PowerPoint Anda. 

Untuk beralih ke outline view, cari tab View pada ribbon PowerPoint dan klik Outline View. Di sisi kiri jendela, Anda bisa klik di sebelah salah satu kotak putih untuk memulai.

Untuk menambahkan titik utama baru, tekan Enter. Saat menambahkan poin baru ke outline view, PowerPoint akan memperbarui slide dengan poin-poinnya.

Tekan Control + Enter untuk menambahkan level kedua dari garis besar. Ketik poin garis besar Anda, dan PowerPoint akan mengisi slide dengan data Anda.

Dengan menggunakan outline view di PowerPoint, Anda dapat membuat slide PowerPoint menggunakan outline view presentasi tradisional di bilah sisi.

Gunakan outline yang Anda tulis di paruh pertama tutorial ini untuk membangun konten di slide PowerPoint Anda. Tentu saja, Anda ingin menulis ulang apa yang ada dalam garis besar Anda dengan cara yang sesuai dengan presentasi, seperti menjaga agar poin tetap pendek dan ringkas untuk menarik perhatian audiens Anda.

Langkah 2. Gunakan Tip Pendek untuk Setiap Slide

Saya pikir kita semua telah melihat presentasi yang cukup dimana pembicara secara harfiah membaca isi kata demi kata untuk presentasi.

Ini adalah cara tercepat untuk kehilangan perhatian audiens Anda. Jika saya ingin membaca slide, saya akan melakukannya sendiri dan tidak mendengarkan seseorang yang melakukannya untuk saya.

Poin seharusnya tidak menjadi kalimat penuh, tapi dari garis besar Anda. Mereka harus menjadi ringkasan ide Anda yang akan Anda uraikan saat berbicara. 

Buatlah ukuran huruf besar untuk keterbacaan maksimum dan kalimat singkat untuk rentang perhatian audiens Anda. Menjaga poin Anda ringkas untuk membantu membuat presentasi PowerPoint yang bagus dan lebih berkesan.

Langkah 3. Letakkan Layout di PowerPoint untuk Dipakai

Layouts adalah kombinasi unsur-unsur seperti kotak dan placeholder untuk gambar dan media. Ada sejumlah pilihan untuk digunakan, dan bila digunakan dengan baik, mereka dapat membuat presentasi PowerPoint yang bagus. 

Untuk memilih tata letak, cari tombol Layout pada tab Home pada ribbon PowerPoint. Klik pada pilihan dropdown untuk memilih layout yang berbeda untuk pengaturan konten yang berbeda pada slide Anda.

Layout ini memiliki cara berbeda untuk menyesuaikan konten Anda. Tidak masalah konten apa yang Anda ketik dalam outline view, dengan mengubahnya akan tetap menyimpan konten namun menyesuaikannya dengan pengaturan baru.

Layouts adalah kombinasi elemen pada slide PowerPoint.

Bergantung pada tema presentasi PowerPoint yang Anda gunakan, Anda harus memilih layout yang memberi Anda elemen yang Anda inginkan. Jika saya tahu slide saya akan menyertakan gambar, saya akan memastikan untuk memilih tata letak dengan placeholder gambar. 

Untuk membuat presentasi PowerPoint yang hebat, pilih layout slide terbaik yang sesuai dengan isi setiap slide Anda, serta keseluruhan presentasi Anda.

3. Bangun Tampilan Presentasi PowerPoint Anda

Anda akan jauh lebih yakin jika Anda tahu bahwa tema presentasi Anda terlihat hebat. PowerPoint memiliki sejumlah tema bawaan yang merupakan titik awal yang baik, namun ada banyak alternatif yang lebih baik dan unik.

Langkah 1. Bekerja dengan Tema PowerPoint Kustom

Sumber favorit saya saat ini untuk tema PowerPoint adalah Envato Elements. Ini benar-benar luar biasa, Anda dapat menggunakan semua tema presentasi PowerPoint yang bagus. Untuk satu tarif biasa, Anda memiliki akses ke pustaka besar aset kreatif: 

Envato Elements memiliki template presentasi PowerPoint yang bagus.

Akses tersebut mencakup lebih dari 400 template PowerPoint yang dapat Anda gunakan termasuk dalam pengaturan komesial. Selama Anda menjadi pelanggan, Anda dapat mendownload berbagai tema presentasi PowerPoint yang tak terbatas untuk presentasi besar berikutnya.

Bagian terbaik tentang tema kustom adalah mereka biasanya menyertakan ide untuk slide Anda. Mereka akan menyertakan tata letak yang dapat dengan mudah menempatkan konten Anda sendiri ke dalamnya. 

Saya hampir selalu menyiapkan presentasi dengan tenggat waktu yang singkat. Saya hampir tidak punya waktu untuk membangun semua ilustrasi, grafis dan visual saya sendiri dari awal. Elemen memiliki cukup tema presentasi untuk semua jenis presentasi.

Anda juga dapat menemukan template PowerPoint yang bagus untuk penjualan individual di Envato Market. Temukan desain presentasi yang lebih menarik dalam pilihan ini: 

Langkah 2. Ubah Tema dan Gaya untuk Presentasi Anda

Untuk mengubah tema PowerPoint Anda, navigasikan ke tab Design pada ribbon PowerPoint. Klik panah dropdown dan pilih salah satu thumbnail untuk mengubah tema PowerPoint Anda menjadi yang terbaik untuk presentasi Anda.

Ubah desain tema di PowerPoint.

Menggunakan tema dan menambahkan konten Anda benar-benar berjalan beriringan. Saat Anda mengubah tema , Anda mungkin perlu mengolah ulang konten sehingga muncul dengan benar. Pelajari lebih lanjut tentang cara bekerja dengan template Powerpoint profesional untuk membuat presentasi Anda:

4. Tambahkan Visualisasi ke Presentasi Anda

Visualisasi adalah cara terbaik untuk memecah monoton poin dalam presentasi PowerPoint Anda. Bagan yang dipetakan dengan baik atau gambar yang menakjubkan dapat menarik perhatian audiens Anda atau memberikan representasi visual sebuah fakta. 

Simak tutorial di bawah ini untuk mempelajari beberapa teknik visualisasi kunci dalam PowerPoint, dan bagaimana Anda bisa menggunakannya untuk membuat presentasi Powerpoint yang bagus dengan dampak visual yang lebih besar:

Video lebih sulit untuk ditambahkan ke presentasi PowerPoint Anda dibanding yang terlihat sekilas. Dalam tutorial terperinci ini, Anda akan belajar langkah demi langkah bagaimana...

Diagram PowerPoint adalah alat bantu visual yang bagus. Pelajari bagaimana membuat diagram dan grafik bagus di dalam Microsoft PowerPoint menggunakan tutorial ini. 

Temukan cara menggunakan SmartArt untuk membuat grafik, diagram, peta proses, dan visualisasi grafis yang bagus di dalam Microsoft PowerPoint dengan cepat.

Dalam video cepat ini, pelajari cara mengambil file spreadsheet Anda dan menyalinnya dari Excel dan embed di PowerPoint. Juga, kontrol bagaimana gaya data Anda. 

Saya lebih suka menambahkan visualisasi menjelang akhir proses, setelah saya memilih tema yang mempengaruhi keseluruhan presentasi.

5. Siapkan PowerPoint dan Lalu Sajikan

Dan akhirnya; semua kerja keras Anda untuk menulis konten Anda dan mengemasnya menjadi presentasi yang menarik akan segera terlunasi. 

Mari kita lihat bagaimana menyiapkan presentasi yang bagus dengan menggunakan PowerPoint. Banyak dari kita, ini adalah tahap yang paling menakutkan dalam proses - di mana kita maju dan menyampaikannya.

PowerPoint memiliki beberapa fitur hebat untuk mengurangi kecemasan presentasi Anda. Gunakan ini sambil bersiap berbicara.

Langkah 1. Siapkan Speaker Notes Anda

Karena slide kami tidak berisi apa yang akan kami katakan saat mempresentasikannya, Speaker Notes adalah tempat untuk menempatkan informasi tersebut.

Di bagian bawah PowerPoint adalah tombol Notes yang bisa Anda klik untuk membuka speaker notes. Ini adalah tempat yang tepat untuk mengetik dan menangkap isyarat atau poin utama Anda untuk presentasi Anda.

Menggunakan speaker notes PowerPoint

Pelajari cara menambahkan Speaker Notes ke presentasi PowerPoint Anda dengan cepat:

Dari mana catatan ini muncul? Anda akan melihatnya dalam mode presentasi (lebih dari itu dalam satu menit) atau jika Anda mencetak salinan slide keluar. Jalan lain, saya menggunakan ini untuk mendorong pidato saya dan mengingat poin pembicaraan penting saya.

Langkah 2. Bekerja dengan Presenter View di PowerPoint

Mode presentasi sangat cocok untuk saat Anda menghubungkan perangkat Anda ke layar eksternal. Apa yang Anda lihat di layar Anda sendiri bisa berbeda dari apa yang audiens Anda lihat.

Untuk masuk ke mode ini, centang kotak Use Presenter View pada tab Slide Show di ribbon PowerPoint. Saat Anda masuk ke slide show (F5 adalah pintasan keyboard), Anda akan memasukkan custom presenter view.

Gunakan Presenter View di PowerPoint.

Sekarang, saat Anda masuk di slide show, Anda akan memiliki tampilan berbeda di monitor Anda sendiri, lengkap dengan catatan pembicara di bawahnya.

Contoh speaker notes di tampilan monitor Anda sendiri.

Jika Anda memiliki layar kedua, ini pasti cara terbaik untuk mempresentasikannya. Anda akan menyimpan catatan di depan Anda dan melihat sekilas slide berikutnya